Picard helpt je om zo ecologisch mogelijk om te gaan met printing. We bekijken hoe we de ecologische voetafdruk van je bedrijf kunnen verkleinen: minder toestellen, minder nutteloze prints, minder verbruik. Bij de keuze van onze leveranciers letten we niet alleen op de milieuvriendelijkheid van de toestellen zelf, maar ook van de processen die ze hebben uitgewerkt en de ondersteuning die ze bieden om duurzamer te werken.

Er zijn drie niveau’s waarop we samen een inspanning kunnen doen om de kosten te beheersen. Op basis van de principes hieronder, kan Picard een prijs maken per afgedrukte pagina, zonder bijkomende kosten.

• Picard kan een analyse van je print- en scanbehoeften uitvoeren. Op basis van die resultaten plaatsen we de toestellen zodanig dat ze maximaal benut worden, dus met zo veel mogelijk gemeenschappelijke toestellen die door meerdere collega’s of door meerdere afdelingen gebruikt worden. Het doel is zoveel mogelijk comfort behouden met een minimaal aantal toestellen.
• We monitoren automatisch de status van de toestellen. We beheren zelf de verbruiksgoederen. Zo heb je altijd de juiste hoeveelheid in huis. Als we een technisch probleem niet vanop afstand kunnen oplossen, sturen we binnen de 8 werkuren één van onze techniekers ter plaatse.
• We stellen gebruiksregels in per toestel. We kunnen kleurenafdrukken vermijden of zelfs blokkeren. We kunnen prints in de wachtrij vasthouden tot de gebruiker zijn pincode ingeeft. Zo vermijd je nutteloze afgedrukt papier en bovenal je voorkomt indiscreties doordat documenten te lang open en bloot bijven liggen.

De kans is groot dat je je daarop verkijkt. Veel mensen baseren hun printkost op de aankoopprijs van de printer. Daarom houden tal van fabrikanten en online verkopers de prijs van hun toestel zo laag. Ter compensatie rekenen ze dan onredelijk veel voor verbruiksgoederen zoals toner, net zoals voor de kleine huis-printers gebeurt. Bovendien krijg je bijna altijd minder pagina’s uit een tonerfles dan vermeld. Om de eenvoudige reden dat het aantal pagina’s per fles berekend is op een standaard ISO document; dat is een standaard brief met ongeveer 5% bedekking van het blad. Met kleurenpagina’s zit je al gauw aan 20% bladvulling.

De kans is groot dat je de kostprijs van het printen onderschat. Daarom is het nuttig om een beeld te krijgen van de ‘total cost of ownership’ of TCO  waarbij onder meer ook energiekosten en onderhoud worden in rekening gebracht. Picard kan voor jou die TCO bepalen.

De meeste bedrijven kijken gewoon naar de opgegeven prijs per pagina maar daarin vergissen ze zich schromelijk. Die prijs per pagina is meestal niet wat hij lijkt. Om de total cost of ownership, de werkelijke gebruikskosten, van je printers te minimaliseren, moet je je volgende vragen stellen:

• Is het voordeliger om mijn printer te kopen of te huren?
• Zijn er kosten verbonden aan onderhoud en dienst na verkoop?
• Wat is de levensduur van de printer?
• Hoeveel energie zal de printer verbruiken?
• Hoeveel betaal ik op de lange termijn voor toner?

Vind je voorgaande vragen moeilijk te beantwoorden. Dé allesbepalende kwestie is natuurlijk: wat zijn de reële printbehoeften? De goedkoopste pagina is de pagina die je niet print. De goedkoopste printer is de printer die je niet koopt.

Picard kan een analyse van je print- en scanbehoeften uitvoeren en je zo bovenstaand vragenlijstje helpen afwerken, zodat je een accuraat beeld krijgt van de echte kosten.

Printen wordt almaar vaker gezien als een los artikel, zonder rekening te houden met de nodige service. Dat schept een verkeerd beeld en leidt tot verkeerde beslissingen. Een bedrijfswagen beoordeel je toch ook niet enkel op zijn verbruik per gereden kilometer. Hoeveel onderhoud zal de wagen nodig hebben? Wie zal dat onderhoud leveren? Met printers is het niet anders. Of je nu het duurste, het goedkoopste, het nieuwste of het meest ecologische model koopt, uiteindelijk is je printer maar zo goed als de service die je na verkoop geniet.

Dankzij het all-in onderhoudscontract neemt Picard ook de zorgen van het onderhoud weg. Wij beheren je toestel, zorgen voor onderhoud, en leveren automatisch toners zodat je nooit zonder toner komt te zitten. Alles – behalve papier/nietjes – is inbegrepen:

• Toners
• Wisselstukken
• Onderhoudskits
• Werkuren
• verplaatsingskosten

Is je printer of copier gedurende het contract te klein geworden, dan maakt Picard een nieuw voorstel. Je zal in alle omstandigheden een toestel hebben met geschikte capaciteit en functionaliteit. Daarom is huren zeker op korte termijn maar ook op lange termijn een interessante en te overwegen oplossing.

Printen is nog lang niet dood is. Wereldwijde studies tonen nog geen drastische daling aan in het totaal aantal afdrukken wereldwijd. Printen zal wel verminderen naargelang generaties meer en meer gewend zullen worden om met andere technologieën te werken voor het lezen en verwerken van grotere documenten.

Met name Kyocera doet op dat vlak ook inspanningen. De Smart Information Manager van Kyocera is een web-based management system voor digitale documenten en geautomatiseerde workflows. Deze software is ideaal voor bedrijven die snel de transitie willen maken van op papier gebaseerde administratie naar een efficiënte, gestroomlijnde digitale werking.

Picard kan je daarbij adviseren. Bekijk onze (multifuntionele) printers als een ‘hub’ die je binnenkomende papieren documenten kan afdrukken of digitaliseren voor verdere verwerking binnen je bedrijf en die je buitengaande documenten kan afdrukken in het formaat en met de afwerking die jij wil: facturen, offertes… of mailen. De digitale of gedigitaliseerde documenten kunnen uitgelezen worden en in je achterliggende systemen ingevoerd worden, zodat je een gigantische tijdswinst boekt en de marge voor fouten bij verwerking drastisch verkleint.

Weet jij hoeveel er in jouw bedrijf geprint en gescand wordt? En om welke documenten het precies gaat? De meeste bedrijven spenderen zo’n 3 procent van hun omzet aan alles wat met documenten te maken heeft (printen, archiveren, scannen etc.). Het is bijgevolg geen overbodige luxe om het printgedrag en de document-behandeling in je bedrijf grondig door te lichten.

Misschien worden lang niet alle multifunctionals binnen je bedrijf effectief genoeg gebruikt om hun aanwezigheid te verantwoorden. Wist je bijvoorbeeld dat de meeste bedrijven minder dan 1 procent in A3-formaat printen?

Een printaudit is onmisbaar als je efficiënter willen printen en scannen. Met een printaudit brengt Picard in kaart welke documenten door je bedrijf stromen en kent er een bepaalde levensduur en waarde aan toe. Verder onderzoeken we of je huidige printerpark moet worden uitgebreid of geconsolideerd om aan de reële printbehoeften te voldoen.

Op basis van al die informatie komt een printbeleid of ‘print policy’ tot stand en begeleiden we je om de gepaste software-oplossingen te vinden.